このExcel、どこがマズい？
PC用品の在庫管理のシートを用意しました。情報を入力する、という点において特に問題ないシートのように見えますが、どこが問題かわかりますか？
例えばこのシートから総在庫価格を計算したい時、どうでしょうか？もしくは種目別の集計を取得したい場合も、簡単に実行できますか？
問題点
- A列、B列
- セルが結合されています。シート全体のソート機能やフィルタ機能の妨げになります。※帳票以外でセルの結合はお勧めしません。
- D列、E列
- 数値以外の情報（単位・※マーク）が混入しています。金額や個数など数値を入力するセルには数値以外を記入しないようにします。
- 5行目
- セル内で改行され、複数の情報が書き込まれています。※帳票以外でセル内の改行はお勧めしません。
修正案
- セルの結合を解除
- 種別や接続を個々のセルに記入しました。冗長に見えますが、ソートやフィルターが可能になります。
- 数値カラムは数値のみに
- 金額と個数のセルを数値のみにし、注釈は右側に備考用の列を追加しました。単位は書式設定で表示するようにしています。
※数値のセルをを複数選択すると、ステータスバーに平均、件数や合計が表示されます。
- １つの情報を１行に収める
- キーボードタイプ毎に行を用意し、各々に情報を記入しました。
- オートフィルターを追加する
- オートフィルターは便利ですので付けておきましょう。
VBAのコードが長くて読みづらい？
『マニュアルやWebを参考にしながらVBAを書いてみたけど、やたらと行数が増えて自分以外誰も解読出来ません。というか人に見せたくありません。。。』というケースがよくあります。
VBAには同一の処理を１つにまとめる方法がいくつか提供されています。それらを上手に利用することで、ソースコードはきれいに整頓されます。
コードが長い時の確認事項
- Sub(サブルーチン)やFunctionを使用していますか？
- クラスモジュールを使用していますか？
業務中にデータのコピペ等手作業が発生する、自動化できるのでは？
Excelを通して業務フロー自体の改善を行うことも出来ます。業務中にデータの書き写しや目視によるチェックが頻発している場合、改善の余地があるケースが多々有ります。Excelはファイル内の処理のみでなく、メールの送信や他のシステムとの連携なども可能です。
一度試しにご相談ください。お客様の『そんなことできるの？』という反応こそ我々の喜びです。
そんなことできるの？
- Excelからメールの一斉送信
- SalesforceやfreeeなどWebシステムとの連携
- XやLineなどSNSとの連携
